1. Personuppgiftsansvarig

Hillstedts Sverige AB är personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter som beskrivs i denna policy.

Hillstedts Sverige AB
Organisationsnummer: 556718-5656
Mörbyvägen 7
155 35 Nykvarn

E-post: info@hillstedts.se
Telefon: 08-552 40 240
Webbplats: hillstedts.se

2. Vilka personuppgifter behandlar vi?

Vilka personuppgifter vi behandlar beror på hur du kommer i kontakt med oss och vilka tjänster du använder.

Vi kan behandla följande typer av personuppgifter:

Kontakt- och företagsuppgifter

Exempelvis:

• namn

• företagsnamn

• befattning eller roll

• e-postadress

• telefonnummer

• adress

• leveransadress

Förfrågningar och kommunikation

Vi kan behandla:

• meddelanden och övrig kommunikation

• offertförfrågningar

• information om det uppdrag du frågar om

• filer som du själv skickar eller laddar upp

Kund-, order- och projektuppgifter

Vid en beställning eller ett pågående uppdrag kan vi behandla:

• order- och offertinformation

• beställda produkter och tjänster

• kund- och projekthistorik

• leveransinformation

• faktureringsuppgifter

• referenspersoner

• ordernummer och annan projektinformation

• information som behövs för montage eller leverans

Produktionsmaterial

För att kunna utföra våra uppdrag kan vi behandla material som exempelvis:

• logotyper

• fotografier

• bilder

• originalfiler

• grafiskt material

• korrektur

• fordons- eller fastighetsinformation

• andra filer som behövs för produktionen

Sådant material kan i vissa fall innehålla personuppgifter.

Tekniska uppgifter

När du använder hillstedts.se kan vi behandla teknisk information, exempelvis:

• IP-adress

• typ av enhet

• webbläsare

• teknisk information om användningen av webbplatsen

• cookieinställningar och samtycken

Vi ber dig att inte skicka känsliga personuppgifter till oss om det inte är nödvändigt för uppdraget och särskilt har överenskommits med oss.

3. Varifrån får vi personuppgifterna?

Personuppgifterna samlas huvudsakligen in direkt från dig när du:

• kontaktar oss

• skickar e-post

• använder ett formulär på webbplatsen

• begär offert

• gör en beställning

• skickar filer eller produktionsmaterial till oss.

Vi kan även få personuppgifter från det företag eller den organisation du representerar, exempelvis när en kollega anger dig som kontaktperson för ett projekt.

I samband med ett uppdrag kan vi också få uppgifter från en samarbetspartner, leverantör eller extern tjänst som du själv använder för att komma i kontakt med oss eller skicka ett underlag.

Ett exempel är CC Vision/CARSIGNER, där en användare kan skapa en design och därefter skicka en förfrågan vidare till Hillstedts.

4. Hur använder vi personuppgifterna?

Förfrågningar och offerter

Vi använder kontaktuppgifter, meddelanden och inskickat material för att:

• besvara frågor

• bedöma ett möjligt uppdrag

• ta fram offert

• kommunicera om produkter, lösningar och utförande.

När du själv är part i ett möjligt avtal kan den rättsliga grunden vara att behandlingen är nödvändig för att vidta åtgärder inför ett avtal.

När du kontaktar oss som representant för ett företag grundas behandlingen normalt på vårt berättigade intresse av att kunna hantera affärsförfrågningar och kommunicera med våra företagskunder.

Beställningar och utförande av uppdrag

Vi behandlar personuppgifter för att kunna:

• administrera beställningen

• ta fram skiss och korrektur

• producera produkter

• planera montage

• kommunicera under projektets gång

• leverera beställda produkter och tjänster

• följa upp uppdraget.

För privatkunder grundas behandlingen normalt på att den är nödvändig för att fullgöra ett avtal.

För kontaktpersoner hos företagskunder grundas behandlingen normalt på vårt berättigade intresse av att kunna administrera och genomföra affärsrelationen.

Kund-, order- och projekthistorik

Vi kan behålla information om tidigare kunder, beställningar och projekt för att kunna:

• hantera återkommande beställningar

• återskapa tidigare produkter

• komplettera tidigare produktion

• ge kundservice

• hantera garanti och reklamation

• dokumentera utförda arbeten

• hantera eventuella rättsliga anspråk.

Behandlingen grundas på vårt berättigade intresse av att kunna administrera och följa upp vår verksamhet och våra kundrelationer.

Fakturering, betalning och bokföring

Vi behandlar de personuppgifter som behövs för:

• fakturering

• betalningsadministration

• bokföring

• redovisning

• övrig ekonomisk administration.

Behandlingen grundas på att fullgöra avtal samt på våra rättsliga skyldigheter, exempelvis enligt bokföringslagstiftningen.

Leverans

När vi skickar en beställning kan vi lämna de uppgifter som behövs för leveransen till transportören.

Det kan exempelvis vara:

• namn

• företagsnamn

• leveransadress

• telefonnummer

• e-postadress.

Vi använder bland annat DHL och kan även använda andra transportörer beroende på försändelsen.

Drift, säkerhet och felsökning

Tekniska uppgifter kan behandlas för att:

• driva webbplatsen

• identifiera tekniska problem

• felsöka

• upprätthålla säkerheten

• förhindra obehörig användning eller missbruk.

Behandlingen grundas på vårt berättigade intresse av att tillhandahålla en fungerande och säker webbplats.

Cookies och externa funktioner

Nödvändiga cookies och liknande tekniker används för att webbplatsen och dess grundläggande funktioner ska fungera.

Cookies och andra tekniker för exempelvis statistik, externa medier eller andra icke-nödvändiga funktioner används när det krävs först efter att du lämnat ditt samtycke.

5. När behöver du lämna personuppgifter?

Vissa personuppgifter behöver vi för att kunna hantera en förfrågan eller genomföra ett uppdrag.

Det kan exempelvis handla om uppgifter som krävs för att:

• lämna offert

• kontakta dig

• registrera en beställning

• producera rätt produkt

• fakturera

• genomföra montage

• leverera en beställning.

Om du inte lämnar de uppgifter som är nödvändiga kan vi i vissa fall inte lämna offert, ta emot beställningen eller genomföra den aktuella tjänsten.

6. Vilka kan ta del av personuppgifterna?

Vi använder externa leverantörer för vissa delar av verksamheten. De får endast tillgång till personuppgifter i den omfattning som behövs för respektive tjänst.

Wix

Hillstedts.se är byggd och hostad genom Wix.

Wix tillhandahåller bland annat:

• hosting

• webbplatsfunktioner

• formulär

• filuppladdning

• teknisk drift.

Cookiebot

Cookiebot används för att informera om cookies samt för att hantera och dokumentera besökarens cookieval.

Google Workspace

Google Workspace används bland annat för e-post, dokument och kommunikation.

Dropbox

Dropbox kan användas för lagring, delning och hantering av kund-, projekt- och produktionsmaterial.

Fortnox

Fortnox används bland annat för:

• kundregister

• offerter

• order

• fakturering

• bokföring

• ekonomiadministration.

Transportörer

DHL och andra transportörer kan få de kontakt- och leveransuppgifter som behövs för att utföra en leverans.

Övriga leverantörer

Vi kan även använda leverantörer och samarbetspartner inom exempelvis:

• IT

• ekonomi

• produktion

• montage

• transport.

Personuppgifter lämnas endast ut när det finns ett relevant behov och en rättslig grund för behandlingen.

Vi kan även lämna personuppgifter till myndigheter om vi är skyldiga att göra det enligt lag.

Vi säljer inte personuppgifter till tredje part.

7. CC Vision / CARSIGNER

På hillstedts.se länkar vi till den externa tjänsten CARSIGNER från CC Vision, där du kan skapa och visualisera bildekor.

Registrering och användning av CARSIGNER sker på CC Visions webbplats och omfattas av deras egna villkor och integritetspolicy.

Om du väljer att skicka en design, prisförfrågan eller annat material vidare till Hillstedts behandlar vi de personuppgifter och det material vi tar emot enligt denna integritetspolicy.

8. Sociala medier och externa tjänster

Hillstedts.se kan innehålla länkar till eller innehåll från externa tjänster såsom Instagram och Facebook.

När du följer en länk från hillstedts.se till en extern webbplats gäller den externa tjänstens egna villkor och integritetspolicy.

Om externt innehåll laddas direkt på hillstedts.se kan leverantören få teknisk information om besöket.

Funktioner som kräver samtycke omfattas av webbplatsens cookiehantering.

9. Hur länge sparar vi personuppgifter?

Vi sparar personuppgifter så länge de behövs för det ändamål de samlades in för eller så länge vi har en rättslig skyldighet eller annat lagligt skäl att behålla dem.

Kund-, offert- och orderuppgifter

Kontaktuppgifter, kunduppgifter, offerter, orderhistorik och projektinformation kan sparas så länge det finns ett relevant behov kopplat till exempelvis:

• kundrelationen

• återkommande beställningar

• tidigare produktion

• kundservice

• garanti

• reklamation

• dokumentation

• eventuella rättsliga anspråk.

Produktionsmaterial

Logotyper, original, korrektur och andra produktionsfiler kan sparas när det finns ett fortsatt behov av att kunna reproducera, komplettera eller följa upp tidigare arbeten.

Det är vanligt att våra kunder återkommer för kompletteringar eller nyproduktion baserad på tidigare material, vilket innebär att sådan historik kan vara relevant under lång tid.

Fortnox och ekonomisk information

Kund- och affärshistorik kan finnas kvar i Fortnox så länge den behövs för verksamhetens administration eller omfattas av rättsliga krav.

Uppgifter som utgör räkenskapsinformation sparas i enlighet med bokföringslagstiftningen.

Sådan information ska normalt bevaras till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då det aktuella räkenskapsåret avslutades.

Det innebär att vissa uppgifter kan behöva finnas kvar även om du i övrigt begär att personuppgifter ska raderas.

När personuppgifter inte längre behövs för sitt ändamål ska de raderas eller anonymiseras, om det inte finns något annat rättsligt eller berättigat skäl att behålla dem.

Cookies

Lagringstider för olika cookies framgår av den aktuella cookieinformationen på hillstedts.se.

10. Cookies

Hillstedts.se använder cookies och liknande tekniker.

Vissa cookies är nödvändiga för att webbplatsen och dess funktioner ska fungera. Dessa kan användas utan samtycke.

För cookies som inte är nödvändiga ber vi om ditt samtycke när detta krävs.

Vi använder Cookiebot för att hantera cookieinställningar och samtycken.

Via webbplatsens cookieinställningar kan du se information om:

• vilka cookies som används

• deras syfte

• leverantör

• lagringstid.

Du kan när som helst ändra eller återkalla ditt samtycke genom webbplatsens cookieinställningar.

11. Behandling utanför EU/EES

Vissa av våra leverantörer är internationella och personuppgifter kan därför i vissa fall behandlas utanför EU/EES.

När personuppgifter överförs till ett land utanför EU/EES ska överföringen ske med stöd av en tillåten mekanism enligt GDPR.

Det kan exempelvis vara:

• EU-kommissionens beslut om adekvat skyddsnivå

• EU–US Data Privacy Framework när det är tillämpligt

• EU-kommissionens standardavtalsklausuler.

Wix.com Ltd. är baserat i Israel, som omfattas av EU-kommissionens beslut om adekvat skyddsnivå.

12. Säkerhet

Vi vidtar tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter mot exempelvis:

• obehörig åtkomst

• förlust

• otillåten ändring

• spridning

• annan otillåten behandling.

Tillgång till personuppgifter begränsas till personer och leverantörer som behöver uppgifterna för att utföra sina arbetsuppgifter eller tjänster.

13. Dina rättigheter

Du har ett antal rättigheter enligt dataskyddsförordningen.

För att använda någon av dina rättigheter kontaktar du oss på:

info@hillstedts.se

Rätt till tillgång

Du har rätt att begära information om vilka personuppgifter vi behandlar om dig och få en kopia av dessa uppgifter.

Rätt till rättelse

Du har rätt att begära att felaktiga eller ofullständiga personuppgifter rättas eller kompletteras.

Rätt till radering

Du kan under vissa förutsättningar begära att dina personuppgifter raderas.

Rätten till radering är inte absolut.

Vi kan exempelvis behöva behålla vissa uppgifter för att:

• uppfylla rättsliga skyldigheter

• följa bokföringslagstiftningen

• fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

Rätt till begränsning

Du kan i vissa situationer begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas.

Det innebär att uppgifterna fortsätter att lagras men normalt inte används för andra ändamål under tiden behandlingen är begränsad.

Rätt att invända

När behandling grundas på vårt berättigade intresse har du rätt att invända mot behandlingen.

Vi gör då en bedömning av om vi har avgörande berättigade skäl att fortsätta behandlingen.

Rätt till dataportabilitet

När behandlingen grundas på avtal eller samtycke och sker automatiserat kan du i vissa fall ha rätt att få ut de personuppgifter du själv lämnat till oss i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format.

Rätt att återkalla samtycke

När behandling grundas på ditt samtycke kan du när som helst återkalla samtycket.

Ett återkallat samtycke påverkar inte lagligheten av den behandling som redan har genomförts innan samtycket återkallades.

Rätt att lämna klagomål

Om du anser att vi behandlar dina personuppgifter på ett felaktigt sätt får du gärna kontakta oss.

Du har också rätt att lämna klagomål till:

Integritetsskyddsmyndigheten (IMY)

Information om hur du kontaktar IMY finns på imy.se.

14. Automatiserat beslutsfattande

Vi använder inte automatiserat beslutsfattande som innebär rättsliga eller på motsvarande sätt betydande konsekvenser för dig.

15. Ändringar av integritetspolicyn

Vi kan uppdatera denna integritetspolicy när vår verksamhet, våra system, webbplatsfunktioner eller tillämpliga regler förändras.

Den aktuella versionen finns alltid publicerad på hillstedts.se tillsammans med datumet för den senaste uppdateringen.